효율적으로 회의하는 10가지 방법

효율적으로 회의하는 10가지 방법

“저 회의는 내 시간만 낭비하는 거야”. 당신은 얼마나 자주 이 말을 하는가? 많은 사람들이 비생산적인 회의에 참석하느라 고생이다. 다음의 10가지 방법은 회의 참석자와 최고 직급자 모두 활용할 수 있는 효율적인 방법들이다.

#1: 회의가 정말 필요한 것인지를 결정한다.

회의가 정말 필요한가? 많은 사람들이 정말 서로에게 영향을 미치는 것이 필요한가? 참석자 수를 줄이는 것은 모두의 시간을 절약하는 것이고, 회의 시간도 절약할 수 있다. 참석자 수가 적으면 회의 시간도 줄어들 수 있고, 참석하지 않는 사람은 다른 일을 할 수 있기 때문이다.

만약 회의 주제가 문서나 보고서 또는 다른 자료를 리뷰하는 것이라면 회의 전에 미리 자료를 참석자에게 배포하고 읽게 하면 회의 시간을 절약할 수 있고, 어떤 경우에는 회의가 필요 없을 수도 있다. 

심지어 회의가 필요하다고 판단되었을 경우에도 사람들이 꼭 한 장소에 모여야 할 필요가 있는가? 전화나 화상 회의를 고려해 보자. 시간과 금전 및 에너지도 절약할 수 있다.

#2: 시간을 엄수하라.

당신은 회의 시간에 맞게 도착했는데 참석자의 3/4만 자리에 앉아 있던 적이 있었나? 회의 진행자가 “다른 사람들이 모두 참석할 때까지 몇 분만 더 기다렸다 시작합시다”라고 말한다면 그것은 제시간에 참석한 당신이 (다른 사람들을) 기다리는 벌을 받고 있는 것이다. 

반대로 늦게 온 사람들에 대한 아무런 제재가 없다면 그 진행자가 주재하는 다음 회의에 당신은 제시간에 참석할 마음이 얼마나 있을까?

몇몇 회사들은 진행자가 정시에 의자를 없애버려, 늦게 도착하는 참석자들이 회의 내내 서 있게 한다고 한다. 약간 과하기는 하지만, 참석자들이 정시에 참석하게 하는 아이디어로서는 나쁘지 않다.

만일 당신이 늦게 참석하게 된다면, 회의 진행자에게 미리 늦게 참석하게 됨을 알리려고 노력하라. 그렇지 않고 그냥 지각하는 것은 다른 사람들이 당신이 이 회의를 중요하게 생각하지 않고 있다는 생각을 하게 할지 모른다.

만약 여러분이 회의를 진행한다면 제시간에 회의가 끝날 수 있도록 노력하라. 참석자들은 다른 업무가 있을 수 있고, 오랫동안 참석자들을 잡고 있는 것은 다른 사람에게도 공평하지가 않으며 그들과 약속이 있는 사람에게도 불이익을 주는 것이다.

#3: 늦게 참석한 사람들을 위해 다시 한번 이야기하라.

이렇게 하면 여러분은 회의를 다시 하는 효과를 얻을 수 있다.

#4: 준비하라.

회의 전에 자료를 받은 적이 있는가? 자료를 미리 받아 준비하는 것은 모든 사람들의 시간을 절약할 수 있고, 특정 부분에 대해 언급할 경우 회의 자체가 필요 없을 수도 있다. 만약 미리 받은 자료에 대해 질문이 있다면, 작성자나 다른 사람들에게 미리 이메일 등을 통해 질문을 하라. 그러면 질문을 받은 사람들은 당신의 질문에 대해 생각할 시간을 가질 수 있다. 

#5: 목적을 분명히 하라.

작가이자 컨설턴트인 스티븐 코비는 독자와 고객에게 “시작과 함께 끝을 생각하라”고 조언한다. 회의를 준비할 때 “이 회의가 끝날 때 어떤 결론이 나와야 하는가?”에 대해 스스로에게 질문한다. 다른 방법으로는 회의가 끝날 때 다른 참석자들은 회의 시작 때보다 더 관계가 좋아질까? 하고 스스로에게 질문한다.

목표와 목적이 없다면, 왜 회의를 하는 것인가?

#6: 어젠다를 공표하라.

회의 전에 어젠다를 배포하면 그 회의의 본질을 참석자들에게 알리는 것이다. 특정 항목이 더해져야 하는지, 아니면 없애야 하는지 아는 참석자들이 회의 진행자와 그에 대해 논의할 기회를 가질 수 있다.

#7: 책임 소재를 분명히 하라.

어젠다와 사전 대화에서 참석자들에 대한 여러분의 기대에 대해 명확히 하라. 특정 주제에 따라 업데이트만 필요한지 논의가 필요한지 아니면 정식 발표가 필요한지 명확히 해야 하기 때문이다. 기대하는 것을 명확하게 하는 것이 당황하지 않고 효율적으로 회의를 주재할 수 있는 방법이다.

#8: 가장 중요한 사안을 먼저 발표하라.

스티븐 코비 박사는 모래, 조약돌, 바위의 이야기를 즐겨한다. 물통 안에 모래를 먼저 붓고, 조약돌을 넣고 마지막으로 큰 바위를 넣으려면 실패한다. 이와 반대로 큰 바위를 먼저 넣고 다음에 조약돌, 마지막으로 모래를 부으면 넘치지 않고 물통에 모두 넣을 수 있다는 이야기이다. 

이와 같이 회의에서도 가장 중요한 일을 먼저 이야기하라. 가장 중요한 일에 대한 이야기로 시간을 모두 사용한다 해도 나머지 시간은 그다지 중요하지 않다.

#9: 다른 주제로 넘어 가는 것을 피하라.

회의를 하는 동안 다른 이야기로 빠지는 것은 아주 쉬운 일이다. 만약 이런 일이 일어난다면, 회의 자체나 어젠다를 컨트롤하는 것이 어렵다. 지금 이 이슈에 대해 토론하는 것이 필요한가? 회의를 계속해서 이 문제를 해결할 필요가 있는가? 

칠판이나 노트에 그 이슈들에 대해 적고, 다음에 다루겠다고 이야기 해보자. 그런 다음, 문서 작업시 다른 문제들도 함께 적어 다음에 다룰 것이라는 것을 명시한다.

만약 지금 당장 다루어야 하는 사안이라면, 여러분은 어젠다에 있는 사안을 먼저 할 것인지, 지금 나온 사안을 먼저 의논할 것인지에 대한 결정을 하기가 어려울 것이다. 

이 사안이 중요하고, 참석자들 중에 지금 나온 사안에 대해 필요한 사람이 참석하였을 경우에는 다른 참석자들에게 양해를 구하고 의논을 할 수 있다. 만약 필요한 사람이 부족하다면 다른 시간에 이 의제를 다루는 것이 좋다. 이 경우 정리했던 다른 사안으로 진행하는 것이 좋다.

#10: 회의 내용을 기록하라.

회의 후 하루 이틀 사이에 회의의 정확히 기록한 내용을 참석자들에게 배포하라. 특정 업무에 대해 배정된 사람들이 정확한지를 확인하라. 

회의 내용이 정확하지 않다면, 누가 말한 것이고 누가 하기로 약속했는지, 누가 무엇을 하기로 한 것인지에 대한 질문이 빗발칠 것이다. 회의 기록이 정확하지 않다면 회의에 따른 후속 조치는 아마 생각보다 천천히 일어날지 모른다.